El camino de la formalización

Por Christian Joanidis

Formalizar es una palabra dura, muchas veces hasta aterroriza a las personas en una empresa, porque creen que va a limitar su campo de acción y su capacidad de reaccionar con flexibilidad a los requerimientos del mercado. Esto es en cierta manera verdad, pero a cambio de esta pérdida de flexibilidad se gana en otros aspectos. Es por esto que la formalización no es un requisito para todas las organizaciones, sino sólo para aquellas que necesitan dar este salto para crecer, o bien para cumplir con las demandas de sus propios clientes.

El camino de la formalización comienza, como todo gran cambio, con la convicción de parte la organización de la necesidad de esta formalización. Si no hay esa convicción en algún rincón de la empresa, no importa cuánto se intervenga, jamás se logrará avanzar en este sentido. De la mano de la convicción viene el compromiso de quienes lideran la organización.

Con este cambio hay muchas personas que pierden, es necesario identificarlas y neutralizar preventivamente su acción cuanto antes, porque no hay nada más fácil que boicotear una intervención para formalizar la operación de una organización. Basta con cargar mal un dato en las órdenes de producción, con demorar en cargar contratos en el sistema o bien con no cumplir con los procesos. Por eso es necesario asegurarse la menor resistencia posible. A diferencia de otros cambios, la formalización tiene que ser al 100% de los objetivos propuestos para obtener los resultados necesarios y tiene que avanzar toda la organización al mismo tiempo. Otro tipo de cambios pueden admitir cierta resistencia de parte de las personas. Pero en la formalización no se la puede contemplar, porque las resistencias pueden venir en algunos casos por la pérdida de “operaciones paralelas”.

La formalización no requiere grandes capacitaciones, pero sí talleres o conversaciones breves que ayuden a las personas a entender qué se espera de ellas y cómo es necesario operar en este nuevo entorno que se está formalizando.

Una vez que se ha logrado alinear a las personas, se puede avanzar con las cuestiones técnicas. Todo se puede formalizar, desde las operaciones más básicas hasta las decisiones más complejas que toma la alta gerencia. El nivel al que se desea intervenir es una decisión exclusiva de la organización. Sin embargo, es recomendable siempre comenzar por formalizar la base de las operaciones. Esto de alguna forma fuerza a los estratos superiores a formalizar a su vez el input que le dan a las bases, para que éstas puedan operar correctamente. Así la formalización tiene lugar con fuerza en las bases y se filtra en la cultura gerencial.

No es necesario tampoco formalizar toda la operación de una vez, se puede hacer paulatinamente. Esto no quita, como dijimos antes, que toda la organización tiene que ir avanzando en este sentido. Primero se pueden formalizar las operaciones más repetitivas, las que generalmente están estandarizadas. Luego se puede ir por las que se encuentran en las bases, pero que no son tan repetitivas (por poner algunos ejemplos: mantenimiento, compras, ventas, gestión comercial, planeamiento de la producción). Luego se puede continuar con los distintos procesos de planificación y asignación de recursos que tiene la empresa, para terminar en los procesos de gestión más globales de la empresa. Esta formalización en olas tiene como ventaja que la organización se va adaptando a la nueva realidad y va aprendiendo a trabajar en este nuevo marco.

El camino de la formalización puede tomar varios años, porque requiere adaptación y aprendizaje. Sin embargo, sus frutos se ven inmediatamente en la consistencia del output y en el control que se ejerce dentro de la organización. Es un camino largo y a veces sinuoso, pero con el acompañamiento adecuado puede ser más fácil de recorrer. Cuando desde Integra intervenimos como apoyo externo en estos procesos, acompañamos a las personas en el cambio sin por ello convertirnos en una costosa carga. Toda transformación requiere del aporte de capacidades que la organización no tiene: las consecuencias de querer trabajar sin contar con estas capacidades son terriblemente onerosas para la organización.

Si usted está buscando formalizar la forma en que trabaja su organización cuente con nosotros, para que podamos brindarle la solución que necesita y así hacer que este camino sea lo menos duro y costoso posible.